e-mail symbolUne initiative intéressante a été menée à la mairie de Saint-Sébastien-sur-Loire, près de Nantes. Jean Guerriau, le maire de Saint-Sébastien-sur-Loire, a interdit les mails internes, pour obliger les agents à se déplacer ou utiliser le téléphone pour se parler, et se transmettre les informations. L’expérience a été menée durant 4 jours.

Ce n’est pas complètement une première, car l’expérience a déjà été faite dans des grandes entreprises du secteur privé, mais c’est une première pour une collectivité locale. Le constat de base est toujours le même, jamais nos boîtes mails n’ont été aussi pleines. Lire, écrire et trier nos messages électroniques sur un écran d’ordinateur, nous prend de plus en plus de temps. Les répercussions sont aussi notables sur les rapports, et le fonctionnement en équipe. “C’est tout de même un peu absurde d’en arriver à envoyer un mail à sa voisine de bureau“, constate le sénateur-maire Jean Guerriau.

Au fur et à mesure, cette manière est devenu un automatisme pour certains qui n’arrêtent plus de mettre en copie, pour info, sans réfléchir, ni hiérarchiser au nom du sacro-saint “on ne sait jamais” et le “pour se couvrir” qui en dit long sur la confiance qu’ils portent à leurs collègues de travail.

Comme pour toute initiative un peu originale, le bilan, qui a eu lieu le 25 février s’est avéré porteur de bonnes et de mauvaises expériences. Un agent de chaque service est venu raconter comment il a vécu les 4 jours, cela servira ensuite de base de travail pour une charte du bon usage des courriels. Comme on pouvait s’y attendre, l’expérience a eu un impact positif sur les rapports humains, certains ont découvert ou ré-découvert le visage de la   personne assise entre le bureau et le clavier d’en face. Elle permet aussi d’éviter les quiproquos. Le choix des mots ou d’une ponctuation peut être mal interprété et sujet à l’humeur momentanée de la personne qui le reçoit, et donc engendrer des malentendus. L’échange verbal et visuel grâce aux tons et aux phrasés, permet des nuances comme le deuxième dégrée, la connivence.

L’expérience n’a pas que des effets bénéfiques, en multipliant les déplacements (la mairie à plusieurs bâtiments), on perd du temps et parfois la personne n’est pas disponible. Le téléphone, lui, n’a pas arrêté de sonner. C’était, par exemple, l’horreur au service des ressources humaines, rapporte l’agent. Bien sûr, si dans l’autre sens, on multiplie à outrance les déplacements, les appels et les discussions téléphoniques sans réel discernement, ni retenue, on revient à la case départ.

La technique reste la technique, c’est l’utilisation que l’on en fait qui est importante…

Crédit photo : lorojoro